Post by Ujjal Baran Mondal, PGDSCM, EEE
Senior Executive - Procurement | Talk about Purchase, Negotiation, Sourcing, Supply Chain Management
গতকাল হটাৎ একটা ফোন আসে, যিনি সাধারণত আমাকে ফোন করার কথা না! ফোনটা রিসিভ করে সালাম দিলাম, উত্তর দিয়ে তিনি বললেন, আপনাকে ধন্যবাদ জানানোর জন্য ফোন দিয়েছি। আমি কৌতুহল হয়ে জিজ্ঞেস করলাম, আমি আবার কি করলাম ভাই? তিনি বললেন, আপনাদের সবার জমা দেওয়া কাগজ পত্র নিয়ে বসেছিলাম, কিন্তু আপনার কাগজ গুলো সবার থেকে আলাদা, খুব সুন্দর করে গুছিয়ে সিরিয়াল করে, টপ সিট বানিয়ে, সেখানে আপনার আর যে আপনার থেকে রাখছে তার সাইন দিয়ে দেওয়া, এরকম, গুছানো আর কারো কাগজ এখানে নাই, তাই আপনার নম্বর খুজে বের করে আপনাকে ধন্যবাদ দিতে ফোন করছি। ধন্যবাদ, ভালো থাকবেন, ফোন করে বিরক্ত করার জন্য দুঃখিত। বিষয় টা হলো, কিছু দিন আগে Bangladesh Institute of Management এ আমাদের ফাইনাল ছিলো, তো গত সপ্তাহে আমাদের রিসার্চ পেপার ও আরো বেশ কিছু কাগজপত্র জমা দিতে হয়েছে। আমি সাধারণ কোন কাগজপত্র রেডি করলে সেগুলোকে যথেষ্ট পরিমান প্রি-সাইজ করার চেষ্টা করি, কাউকে যেকোন অফিসিয়াল ডকুমেন্টস দিলে তার একটা টপপেজ তৈরি করে সেখানে রিসিভার এর সাইন নিয়ে দিয়ে থাকি, এবং পরবর্তীতে রিসিভ ডকুমেন্ট স্কান করে রিসিভার এর মেইলে ও ঐ বিষয় এর সাথে সম্পৃক্ত সবাইকে সিসি করে একটা মেইল দিয়ে থাকি, এটা আমার অনেক দিনের অভ্যাস বলতে পারেন, গতবছর অফিসে হটাৎ জিএম স্যার একটা মিটিং কল করেন, মিটিং গিয়ে দেখি স্যার, সবাইকে এই উপদেশ দিচ্ছেন যে, একাউন্টস এ অনেক ঝামেলা চলছে, অনেক কাগজ পত্র এদিক ওদিক হারিয়ে যাবে অনেক অনেক কাগজ পত্র, তোমরা একটা কাজ করবা, যখনই একাউন্ট ডিপার্টমেন্ট বা যেকোনো ডিপার্টমেন্ট এ কোন কাগজপত্র দিবা, সার একটা রিসিভ কপি রাখবা, বুজতে পারছো সবাই, একটা ফরমেট রেডি করে নাও, আমি বললাম, স্যার আমি সব সময়ই অন্য ডিপার্টমেন্ট এ কোন কাগজ বা বিল জমা দিলে, যার কাছে জমা দেই তার রিসিভ নিয়ে আসি, স্যার শুনে অবাক, বললেন কই দেখি, দেখাও তো একটা, আমি ডেক্স থেকে একটা ফাইল নিয়ে দেখালাম, যে আমি এই প্রতিষ্ঠান এ শুরু থেকে আজ পর্যন্ত যত বিল জমা দিয়েছি, তার সিরিয়াল, বিল নং, পিও নং, জিআরএন নং, জমা দেওয়ার ডেট ও রিসিভার এর সাইন সহ প্রতিটি কপি। স্যার যদিও মুখে কিছু বলেন নাই, কিন্তু তিনি বাকি সবাইকে আমারটা দেখে ফলো করতে বললেন, তো মোট কথা হলো ডকুমেন্টেশন খুবই গুরুত্বপূর্ণ একটা বিষয়, তাই এখনে সবাইকে খুব যত্নশীল হওয়া উচিত বলে আমি মনে করি। আপনাকেও ধন্যবাদ @Siraj ভাই Bangladesh Institute of Management