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E-Mail oder elektronische Akte – welches System ist in Ihrer Kanzlei eigentlich führend? Diese Frage klingt zunächst technisch. Tatsächlich entscheidet sie jedoch über Compliance, Vertretbarkeit, GoBD-Konformität, Wissensmanagement und zunehmend auch über den erfolgreichen Einsatz von Künstlicher Intelligenz. In vielen Patentkanzleien befinden sich entscheidende Informationen noch immer ausschließlich in Outlook-Postfächern. Kostenfreigaben, Mandantenanweisungen, Amtskorrespondenz oder strategische Entscheidungen werden per E-Mail ausgetauscht – finden jedoch nicht immer ihren Weg in die elektronische Akte. Spätestens bei Betriebsprüfungen, Kanzleiaudits oder Mitarbeiterwechseln zeigt sich, wie wichtig eine klare Informationsarchitektur geworden ist. In unserem aktuellen Fachartikel beleuchten wir unter anderem: ✔ Warum die elektronische Akte das führende System sein sollte ✔ Die rechtlichen Anforderungen aus AO und GoBD ✔ Die aktuelle Bedeutung der BFH-Rechtsprechung zu E-Mails ✔ 10 typische Feststellungen bei Betriebsprüfungen und Kanzleiaudits ✔ Warum ein DMS-Prüfsiegel allein nicht ausreicht ✔ Die Rolle der Verfahrensdokumentation ✔ Wie GeneseEWS Outlook und elektronische Akte miteinander verbindet ✔ Warum strukturierte Aktenführung die Grundlage erfolgreicher KI- Projekte bildet Die eigentliche Zukunftsfrage lautet nicht, ob Outlook oder die elektronische Akte wichtiger sind. Die entscheidende Frage lautet, ob Informationen so organisiert sind, dass Wissen dauerhaft verfügbar, nachvollziehbar und prüfungssicher bleibt. Wie handhaben Sie die Trennung zwischen E-Mail und Akte in Ihrer Kanzlei? #Patentanwalt #Patentkanzlei #IPManagement #GeneseIPMS #GeneseEWS #Dokumentenmanagement #DMS #GoBD #Betriebsprüfung #Kanzleiaudit #Compliance #ElektronischeAkte #Outlook #EMailArchivierung #Wissensmanagement #Digitalisierung #KünstlicheIntelligenz #LegalTech #PatentManagement #IPLaw #PatentLaw #InnovationManagement #IntellectualProperty #IPStrategy #Patente #Marken #Designs #GeneseSoftware #Kanzleisoftware #FutureOfIP www.genese.de