Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d)

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Die Neptun Freight Services GmbH ist ein spezialisierter Dienstleister im Bereich der Weinlogistik und seit vielen Jahren national und international tätig. Mit Erfahrung, Verlässlichkeit und einem hohen Qualitätsbewusstsein entwickeln wir passende Logistiklösungen für die Anforderungen unserer Kunden.

Wir sind der Ausdruck wahrer Begeisterung

In unserem Arbeitsalltag dreht sich vieles um Organisation, Verlässlichkeit und gute Kommunikation. Als Dienstleister in der Weinlogistik koordinieren wir täglich Transporte, stimmen Abläufe mit Kunden, Partnern und Dienstleistern ab und sorgen dafür, dass Sendungen professionell begleitet werden.

Dabei geht es nicht nur um den reinen Transport von A nach B. Wir unterstützen unsere Kunden bei vielen Schritten entlang der logistischen Abwicklung. Dazu gehören unter anderem die Planung und Organisation von Transporten, die Abstimmung von Abholungen und Zustellungen sowie unterstützende Tätigkeiten rund um Zollabwicklung und Verpackungslizenzierung.

Für unsere Mitarbeitenden bedeutet das ein abwechslungsreiches Arbeitsumfeld mit unterschiedlichen Aufgaben, kurzen Abstimmungswegen und direktem Einblick in die Abläufe eines spezialisierten Logistikunternehmens. Wer gerne strukturiert arbeitet, mitdenkt und Freude an Organisation hat, findet bei uns ein vielseitiges Aufgabenfeld.

Persönliche Betreuung und klare Kommunikation gehören fest zu unserem Arbeitsalltag. Unsere Kunden haben feste Ansprechpartner, die ihre Anliegen kennen und die logistischen Abläufe zuverlässig begleiten.

Durch die Zusammenarbeit mit sprachkundigen Ansprechpartnern und Partnern in verschiedenen Ländern können internationale Abstimmungen effizient erfolgen und Informationen schnell weitergegeben werden. Der persönliche Kontakt zu Kunden, Partnern und Weingütern unterstützt uns dabei, individuelle Anforderungen besser zu verstehen und passende Lösungen zu entwickeln.

Dich erwartet ein Aufgabenbereich, in dem Organisation, Kommunikation und Serviceorientierung besonders wichtig sind. Gleichzeitig erhältst Du Einblick in internationale Abläufe und arbeitest eng mit unterschiedlichen Ansprechpartnern zusammen.

Das bieten wir Dir:

• Attraktives Gehalt und Zusatzleistungen
• Abwechslungsreiche Aufgaben und Verantwortung
• Weiterbildungsmöglichkeiten und Karrierechancen
• Zusammenarbeit in einem motivierten Team
• Angenehmes Arbeitsumfeld und moderne Arbeitsmittel

Deine Aufgaben:

• Du unterstützt die Geschäftsführung im operativen Tagesgeschäft sowie bei organisatorischen und administrativen Themen.
• Du übernimmst allgemeine Büro- und Verwaltungsaufgaben und sorgst dafür, dass interne Abläufe strukturiert und zuverlässig bearbeitet werden.
• Du wirkst bei Projekten mit, bereitest Informationen auf und hilfst dabei, Entscheidungsgrundlagen für die Geschäftsführung zu erstellen.
• Du übernimmst personaladministrative Aufgaben, darunter die Pflege des Zeiterfassungssystems, die Vorbereitung von Arbeitsverträgen, Arbeitszeugnissen und Bescheinigungen sowie die Abstimmung abrechnungsrelevanter Informationen mit dem Steuerberater.
• Du organisierst Meetings, bereitest diese vor und nach und erstellst bei Bedarf Protokolle oder Zusammenfassungen.
• Du bearbeitest vertrauliche Unterlagen und gehst verantwortungsbewusst mit sensiblen Unternehmens- und Personaldaten um.
• Du unterstützt im Büromanagement und bist eine wichtige Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Mitarbeitenden, Dienstleistern und externen Ansprechpartnern.
• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
• Berufserfahrung im Assistenz-, Verwaltungs- oder Office-Bereich wünschenswert
• Sicherer Umgang mit MS Office, insbesondere Outlook, Word und Excel
• Organisationstalent sowie eine selbstständige, strukturierte und sorgfältige Arbeitsweise
• Freundliches, professionelles Auftreten und gute Kommunikationsfähigkeit
• Verantwortungsbewusster und diskreter Umgang mit vertraulichen Informationen
• Freude daran, die Geschäftsführung im operativen und organisatorischen Tagesgeschäft zu unterstützen

Wenn Du über die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen verfügst und eine spannende berufliche Herausforderung suchst, freuen wir uns auf Deine Bewerbung als Assistenz der Geschäftsleitung (m/w/d). Werde Teil unseres Teams!