L’UCLouvain recrute un·e Secrétaire de recherche (F/H/X)
Pour le "Earth and Life Institute" (ELI), du Secteur des sciences et technologies (SST)
Contrat à temps partiel (50%) pour une durée déterminée jusqu'au 30/05/2027, suivi d'un CDI
Entrée en fonction : dès que possible
Contexte / Mission
Le/la titulaire assurera la fonction de support administratif aux activités de recherche du pôle Écologie et biodiversité (ELIV) au sein d’un institut de recherche dont les activités sont centrées sur le système Terre (Earth and Life Institute - climat, biodiversité, environnement, chaînes alimentaires).
Votre fonction :
- l’accueil au sein du pôle ;
- l’accueil des nouveaux membres du pôle : mise à disposition des ressources matérielles nécessaires, demande et suivi des cartes d’accès, vignette parking, accès …;
- le support logistique général, notamment l’implication active dans l’organisation d’évènements au sein du pôle ;
- la mise à jour de données (mailing listes, listing des coordonnées des membres, mise à jour de la signalétique, …) ;
- la communication interne au pôle (newsletter, diffusion des informations générales sur base de listes de diffusion, informations factuelles : nouveaux engagé·es, événements à venir…) ;
- la rédaction du procès-verbal des réunions du bureau du pôle ;
- la participation aux réunions de l’équipe administrative de l’institut, et la contribution à l’implémentation des actions et solutions administratives partagées au niveau de l’institut ;
- le développement et le maintien d’une bonne connaissance de l’institut et de l’institution et de ses rouages organisationnels ;
- le maintien de bonnes relations avec les services de support au sein de l’Institut et de l’institution.
Votre profil :
- Diplôme de niveau bachelier (ou graduat) en secrétariat ou diplôme de niveau bachelier avec expérience en (ou intérêt pour) secrétariat ;
Seules les candidatures dont le niveau de diplôme est en adéquation avec celui fixé dans l'offre d'emploi pourront être prises en considération.
- Polyvalence et motivation pour l’apprentissage de nouveaux outils ;
- Maîtrise des outils numériques de base: traitement de texte, tableur, Teams, fichiers partagés ;
- Volonté de se former perpétuellement aux nouvelles technologies et outils de support administratif, notamment liées à l’IA ;
- Bonnes capacités de communication tant orales qu’écrites en français, ainsi que capacités à communiquer en anglais avec le public international de l’entité ;
- Sens de l’accueil, esprit d’équipe et facilité de contact avec différent·es interlocuteurs·trices ;
- Esprit d'initiative, proactivité pour aller chercher de l'information, sens de l’organisation et capacité à organiser son travail de manière autonome, de trouver des solutions et d’établir des priorités ;
- Sens des responsabilités, de la discrétion et de la convivialité ;
- Esprit de synthèse et capacité d’analyse ;
- Proactivité afin de rester informé·e des activités et projets au sein de l’entité ;
- Envie de travailler à l’interface entre plusieurs équipes constituées de collègues aux profils variés (étudiant·es, chercheur·es, académiques....) passionné·es pas les questions de transition.
N'hésitez pas à poser votre candidature, avant le 28/06, uniquement via ce lien :
https://jobs.uclouvain.be/PersonnelAdministratif/job/Secr%C3%A9taire-de-recherche-%28FHX%29/1405369833/
Référence du poste : SF 38562
Publication interne et externe jusqu'au 28/06/2026