اخصائي سكرتارية تنفيذية

الهدف العام من الوظيفة

ضمان الإدارة الفعالة والمهنية لمكتب المدير العام من خلال تقديم دعم تنفيذي عالي المستوى، وإدارة الاتصالات والمراسلات والحوكمة المكتبية، وتنسيق الاجتماعات واللجان والزيارات الرسمية، بما يضمن كفاءة اتخاذ القرار وسرية المعلومات وتعزيز صورة الجهة المؤسسية

المهام والاختصاصات

• إدارة مكتب المدير العام وضمان انسيابية العمل وتحديد الأولويات وتنظيم زيارات الوفود وكبار الشخصيات
• إدارة أجندة المدير العام وفق الأولويات الاستراتيجي
• إعداد جدول الأعمال للإدارة العليا في تخطيط المواعيد والاجتماعات الداخلية والخارجية
• التنسيق والتحضير لجميع الاجتماعات المتعلقة بالإدارة العليا والتأكد من توفير جميع المستندات والمتطلبات اللازمة
• إعداد ملخصات تنفيذية قبل الاجتماعات وجمع وتحليل المعلومات لدعم اتخاذ القرار
• إعداد محاضر الاجتماعات وإرسالها إلى الإدارات المعنية ومتابعتها وفقًا لمتطلبات العمل
• إدارة سكرتارية اللجان والاجتماعات العليا وإعداد جداول الأعمال بالتنسيق مع أصحاب المصلحة وحفظ السجلات الرسمية للاجتماعات
• إعداد مسودات التعاميم الخاصة بالمناسبات الدينية والوطنية
• التنسيق مع الوحدات التنظيمية لتوفير المتطلبات اللازمة من الإدارة العليا
• إدارة ومتابعة المراسلات الصادرة والواردة وترتيبها حسب الأولويات
• إدارة السجلات الإلكترونية والورقية لمختلف الوحدات التنظيمية ومتابعتها وضمان تنظيم المعلومات بحيث يمكن الوصول إليها بسهولة
• إعداد العروض التقديمية و التقارير المطلوبة من الإدارة العليا
• إدارة المذكرات والقرارات ومتابعتها مع الجهات المعنية الداخلية والخارجية عبر البريد الإلكتروني والأنظمة ذات الصلة
• متابعة تنفيذ قرارات وتكليفات المدير العام مع الجهات وإعداد تقارير متابعة دورية عن حالة التنفيذ
• إدارة نظام تتبع القرارات والمراسلات
• إعداد تقرير مفصل عن حالة المراسلات الصادرة والواردة ومتابعة تنفيذ المتطلبات المتعلقة بها ورفعه إلى الإدارة العليا
• تنسيق المراسم والبروتوكول للزيارات الرسمية والتنسيق مع الجهات الحكومية والخارجية رفيعة المستوى
• التعامل مع معلومات وملفات ذات درجة عالية من السرية وتطبيق سياسات حوكمة المعلومات وحماية البيانات

الكفاءات السلوكية العامة

• التميز في التنفيذ والنتائج
• التواصل الفعال
• الإبداع والابتكار
• التركيز على المتعاملين
• العمل بروح الفريق / التعاون
• الوعي التنظيمي والأخلاقي

المؤهل العلمي

• دبلوم عالي أو بكالوريوس إدارة أعمال / إدارة عامة / علاقات دولية / ما يعادلها

عدد سنوات الخبرة

• لا تتطلب سنوات خبرة في حال كان المؤهل بكالوريوس
• الأفضلية (6-8 سنوات ) في دعم القيادات التنفيذية العليا
• يفضل خبرة في جهة حكومية أو مكتب قيادي

التفضيلات

• ان يكون المقدم من مواطني دولة الإمارات العربية المتحدة
• إجادة اللغة العربية (محادثة وكتابة) متطلب أساسي
• إجادة اللغة الإنجليزية (محادثة وكتابة) متطلب مفضل