Wołomin, Mazowieckie, Poland
Asystentka z ponad dziesięcioletnim doświadczeniem we wspieraniu pracy członków zarządów i organizacji pracy biura firmy. Doskonale zorganizowana, samodzielna, biegła w wykonywaniu wielu zadań jednocześnie i efektywnej pracy pod presją. Wysokie umiejętności interpersonalne, dyskrecja, szeroka wiedza z zakresu finansów, sprzedaży i marketingu, umiejętność szybkiego uczenia się pozwala na wykonanie każdego powierzonego zadania. Poszukuje nowych wyzwań i możliwości poszerzania wiedzy na nowym stanowisku pracy.
• Wsparcie administracyjne dla konsultanta, a także innych członków zespołu, jeśli jest to wymagane • Zarządzanie kalendarzami, planowanie spotkań, monitorowanie poczty e-mail, komunikacja w imieniu przełożonych • Przygotowanie wszelkich prac związanych z realizacją zlecenia poszukiwawczego lub doradczego (od początku do końca): sporządzanie ofert, prezentacji i innej dokumentacji, poszukiwanie danych, archiwizacja dokumentów, rozliczenia finansowe itp. • Planowanie i organizacja; wewnątrz jak i na zewnętrz organizacji; ścisła współpraca z odpowiednimi jednostkami klienta, w tym planowanie, podróże, logistyka, wydatki, dokumentacja itp. • Organizacja imprez, osobiście i wirtualnie • Udzielanie pomocy przy dodatkowych obowiązkach biurowych • Rozliczenia finansowe
• współpraca z klientami w zakresie realizowanych działań marketingowych • weryfikowanie treści na stronie www oraz materiałach reklamowych • współpraca z drukarniami przy tworzeniu i druku materiałów reklamowych • wsparcie przy przygotowywaniu, zamawianiu i dystrybucji materiałów POS, gadżetów, kalendarzy i prezentów świątecznych dla klientów • współorganizacja imprez targowych, szkoleń i konferencji • przygotowywanie materiałów graficznych według wytycznych CI • przygotowywanie materiałów prasowych, mailingów • nadzór nad programem lojalnościowym • wsparcie działu logistycznego (współpraca z firmami transportowymi, weryfikacja kosztów, raportowanie)
• prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej biura zarządu • wsparcie członków biura zarządu: kalendarza spotkań, organizacja wyjazdów służbowych (rezerwacje, odprawy, wizy itp.), rozliczanie wydatków służbowych • nadzór nad prawidłową rejestracją i obiegiem dokumentacji w firmie • codzienne/okresowe sporządzanie raportów w systemie Microsoft Dynamics NAV • przygotowywanie analiz rynkowych • koordynowanie sprzedażą na eksport (bezpośredni kontakt z odbiorcami, organizacja transportu, odprawa celna itp.) • tłumaczenia z języka angielskiego i niemieckiego • organizacja spotkań firmowych • zarządzanie budynkiem siedziby firmy (remonty, rozlokowywanie nowych pracowników, nadzór nad ekipą sprzątającą/ sprzątaczką)
• prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentacji • negocjowanie umów z dostawcami • przygotowywanie oraz nadzorowanie zamówień do biura • nadzór nad przygotowaniem stanowisk pracy oraz odpowiednich dostępów dla nowych pracowników • organizowanie, koordynowanie i nadzór nad wszelkimi działaniami administracyjnymi w firmie • raportowanie do centrali • wsparcie Prezesa Zarządu (kalendarz spotkań, dokumentacja, korespondencja, podróże służbowe etc.)
• prowadzenie korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz dbanie o prawidłowy obieg dokumentacji • negocjowanie umów z dostawcami • przygotowywanie oraz nadzorowanie zamówień do biura • obsługa kadrowa pracowników (kontrola kosztów i raportów, zatwierdzanie i rozliczanie delegacji itp.) • organizowanie, koordynowanie i nadzór nad wszelkimi działaniami administracyjnymi w firmie • raportowanie do centrali • wsparcie Dyrektora przedstawicielstawa w realizacji bieżących zadań
• dekretowanie i księgowanie dokumentów finansowych w programie Symfonia FK Premium • uzgadnianie VAT • kontrola od strony finansowej pracowników firmy • kontrola części kosztów dla klientów