Vienna, Vienna, Austria
Ich arbeite mit dem Alltag von morgen und stehe mit beiden Beinen fest im Heute. Wenn ich 30 Minuten für einen Job brauche, dann nur, weil ich gelernt habe, wie man ihn effizient macht. Ich werde für meine Erfahrung bezahlt, nicht für meine Zeit.
Assistentin der Geschäftsführung für die PORR Equipment Services GmbH; allgemeine Assistenztätigkeiten (Schriftverkehr, Postbearbeitung, Terminkoordination, Verwaltung von Besprechungsräumen etc.), Zeitbeauftragte, Schnittstellenfunktion intern und extern, Veranstaltungsorganisation, Bestellwesen etc..
Unterstützung der Abteilung Vertragsmanagement sowie Recht- und Risikomanagement in administrativen und organisatorischen Belangen. Allgemeine Sekretariatsagenden (Korrespondenz, Telefon- und Empfangstätigkeiten, Terminkoordination, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen, Organisation von Events/Schulungen, Dokumentation, Ablage). Allgemeiner Schriftverkehr (Erstellung von Protokollen und Präsentationen etc.). Unterstützung und Mitarbeit bei diversen Projekten.
Unterstützung des Außenstellenleiters in organisatorischen und administrativen Belangen, Termin- und Besprechungskoordination, interne und externe Kommunikationsschnittstelle (Behörden, Sozialpartnern, Fachgruppen) mit allen damit verbundene Tätigkeiten (Gewerbe-/Arbeitsrecht, Gewerbeanmeldungen, Förderungen (Corona-Hilfen), Schriftverkehr, Newsletter (mailworx), Ablageverwaltung, Gästeempfang und Bewirtung), Organisation von Schulungen, Zeitbeauftragter (DPW), Dienstreisen- und Spesenabrechnung, Schnittstellenfunktion Facility-Management WKNÖ St. Pölten (Wartung, Pflege und Instandhaltung des Gebäudes der Außenstelle, Aufzugswart).
Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung und des Präsidiums, Mitarbeit bei Projekten (Planen, Steuern, Kontrollieren, Abschließen) inklusive Vorbereitung von Projektunterlagen, Terminmanagement und -planung, Ansprechpartner für das Wohnen mit Service (Bau-/Mietrecht, Vormerkung, Beratung, Vergabe, Mietvertragsabwicklung, Endabrechnung, Projektbewerbung, regelmäßiges Reporting über die Entwicklung in Zusammenarbeit mit dem Kooperationspartner), Organisation von Meetings und Veranstaltungen (Firmenfeiern und Teambuilding-Events) in Zusammenarbeit mit der Geschäftsführung und dem Präsidium, Schnittstelle zu den internen und externen Partnern und Dienstleistern, allgemeine Sekretariatsagenden (Korrespondenz, Postmanagement, Ablageverwaltung, Gästeempfang und Bewirtung), Homepagebetreuung (TYPO3), Verwaltung von Besprechungsräumen und Gästezimmern, Schnittstellenfunktion Fuhrpark- und Facility-Management, Datenerfassung und -pflege, Reiseorganisation und -buchung, Assistenz bei Benefizveranstaltungen und Verleihungen (Leistungsabzeichen), Koordination von freiwilligen Flüchtlingshelfer/innen im Bereich der Flüchtlingshilfe 2015/2016, Erstellen und Verwalten von Dienstplänen.
Administrative und organisatorische Unterstützung der Geschäftsführung der IWK, Akquisition von Unternehmen sowie Kunst- und Kultursponsoring-Projekten, Neukundenakquisition inklusive Bestandskundenbetreuung am deutschsprachigen Markt, regelmäßige Nachbearbeitung der Kontakte (Datenwartung).