Hamburg, Hamburg, Germany
• Disziplinarische und fachliche Führung von 6 Mitarbeitenden • Verantwortung für Aufbau, Strukturierung und Steuerung des Sekretariats • Eigenständiges Management der administrativen Abläufe und des Office Managements inkl. Facilitymanagement • Zentrale Koordination personalrelevanter Themen (Arbeitsverträge, On- und Offboarding, Akquise) • Organisation und Verantwortung für interne und externe Veranstaltungen • Strukturierung und Pflege der Unternehmenskommunikation (Referenzdatenbank, Newsletter, Homepage, PowerPoint-Präsentation)
• Zentrale Schnittstellenfunktion und Verantwortung für die Koordination zwischen Klinikleitung, Abteilungen, Chefärzten, Mitarbeitenden, Behörden und externen Institutionen • Eigenständige Steuerung und Priorisierung komplexer Termin-, Kommunikations- und Abstimmungsprozesse • Verantwortung für die Vor- und Nachbereitung strategischer Gremien, Konferenzen und Strategietermine inkl. Präsentationserstellung • Management von Bewerberprozessen für den Bereich Klinikleitung sowie strukturiertes On- und Offboarding • Verantwortung für Reisemanagement, Einkauf sowie Organisation der Klinik-Beschilderung und Implementierung eines Vertragsmanagement-systems (über 800 Verträge) • Unterstützung und Mitverantwortung im Marketing und in der internen Kommunikation (z. B. wöchentlicher Newsletter)
• Mitwirkung und Verantwortung für den Aufbau sowie die Implementierung des Qualitätsmanagements • Koordination von Qualitätsprüfungen durch staatliche Institutionen • Vorbereitung, Einführung und strukturierte Umsetzung der indikatorengestützten Qualitätsprüfungen • Organisation und Management von Schulungen, Tagungen und internen Veranstaltungen, Administrative Verantwortung inkl. Personalmeldungen an staatliche Institutionen • Erstellung und kontinuierliche Aktualisierung des Qualitätshandbuchs
• Ganzheitliche Assistenz und Verantwortung für vier Geschäftsführer mit unterschiedlichen Führungsstilen • Umfassendes Management und Koordination administrativer und operativer Geschäftsprozesse • Eigenständige Fristenkontrolle, Prozesssteuerung und Unterstützung laufender Projekte (Angebote, Präsentationen, Prüfberichte, Rechnungen) • Management umfangreicher Bewerbungsunterlagen für Bauvorhaben öffentlicher und privater Ausschreibungen inkl. Referenzdatenbank • Zentrale Steuerung von Korrespondenz, Kommunikation und komplexer Terminorganisation • Verantwortung für vorbereitende Buchhaltung, Vertrags- und Personalverwaltung sowie Controlling-Unterstützung • Organisation und Verantwortung Veranstaltungen, Reisemanagement, Bürostandorte, Umzüge, Einkauf, Facilitymanagement, Fuhrparkverwaltung und administrative Sonderprojekte
• Assistenz und Verantwortung im Vorstandsumfeld inkl. administrativer und organisatorischer Unterstützung • Management von Kommunikation und Präsentationserstellung • Organisation, Koordination und Verantwortung für Veranstaltungen, Aufsichtsratssitzungen und Messeauftritte (z. B. CeBIT) • Eigenständige Steuerung von Reisemanagement, Personalverwaltung und vorbereitender Buchhaltung, Controlling-Unterstützung • Verantwortung für Einkauf, Marketingaktivitäten, Anzeigenkoordination sowie Aktualisierung der Unternehmenshomepage • Administration und Koordination der Außenstelle Düsseldorf sowie Projektassistenz und bereichsübergreifende Unterstützung