Lévis, Quebec, Canada
🧩Professionnelle de la bureautique avec plus de 15 ans d’expérience dans le soutien administratif, je me distingue par ma rigueur, mon autonomie et mon sens de l’organisation. Polyvalente et proactive, je prends en charge efficacement une grande variété de tâches, tout en maintenant un haut niveau de qualité et de confidentialité. Passionnée par les outils bureautiques, notamment Microsoft 365, j’ai toujours cherché à optimiser la productivité et à simplifier les processus pour mieux répondre aux besoins opérationnels. Mon approche est orientée vers les résultats, l’amélioration continue et le service aux équipes. Animée par une attitude positive, un esprit d’initiative et une curiosité technologique, je m’investis pleinement dans chaque mandat, avec professionnalisme et enthousiasme. Je suis également portée par une forte volonté d’apprentissage, ce qui me permet de rester performante et pertinente dans un environnement en constante évolution. Dans cette optique, j’ai suivi une formation intensive en numérique, incluant une initiation à la programmation, afin d’élargir mes compétences. Je poursuis actuellement une démarche de reconnaissance des acquis et des compétences (RAC) en techniques bureautique pour faire valider mon expérience et consolider mes savoir-faire. Je suis aussi engagée dans une formation universitaire sur l’utilisation responsable de l’intelligence artificielle, avec l’objectif d’intégrer ces technologies de manière éthique et efficace dans mes pratiques professionnelles. Je m’intéresse particulièrement à la sécurité numérique, notamment aux bonnes pratiques liées au partage sécurisé de documents, à la prévention de l’hameçonnage et à la protection des données sensibles en milieu administratif. J’accorde une grande importance à l’écoute active, à l’empathie et au partage des connaissances, tout en cultivant un esprit d’équipe solide. Mon objectif : contribuer concrètement à la fluidité, à l’efficacité et à la qualité du travail collectif.
Au sein de la direction Sécurité Physique, Enquêtes et Dossiers à haut risque ainsi que la Direction Sécurité physique, liaison et renseignements, j’assure un soutien administratif polyvalent dans un environnement dynamique et confidentiel. Grâce à ma débrouillardise, je réponds avec agilité aux diverses demandes des gestionnaires et des employés, veillant ainsi à faciliter leurs opérations quotidiennes et à soutenir l'efficacité de l'unité. 📌 Responsabilités ➤ Soutien à la direction : Gestion de l'agenda d'un directeur et d'une directrice et collaboration avec les adjointes de l'unité pour la planification de rencontres. ➤ Soutien administratif et logistique : Répondre aux demandes variées de l'équipe, incluant la commande de matériel, les fournitures et le soutien technique de premier niveau. ➤ Gestion des mouvements de personnel : Procéder aux arrivées et des départs pour les employés réguliers et les consultants. ➤ Administration des accès : Gestion des autorisations et mises à jour sur des plateformes spécialisées et traitement des demandes par la billetterie interne.
💼 Dans ce poste, j’ai assuré un soutien administratif essentiel à la coordination de comités, à la gestion documentaire et à la production de livrables professionnels, dans un environnement structuré et confidentiel. Cette expérience m’a permis de renforcer mes compétences en organisation, en rigueur et en utilisation d’outils numériques collaboratifs. 📌 Responsabilités et réalisations : ➤ Organisation des rencontres du Comité en investissement responsable : convocations, comptes rendus et suivis administratifs. ➤ Préparation de gabarits de procès-verbaux et de comptes rendus pour divers comités. ➤ Utilisation de DiliTrust pour déposer l’ordre du jour et les documents requis, en utilisant des modèles intégrés pour gagner du temps. ➤ Mise en page et publication d’une politique officielle sur le site Web du Régime, en respectant l’identité visuelle et les normes de qualité ♾️(voir lien ci-dessous). ➤ Création d’un glossaire interactif dans Microsoft Lists pour soutenir la révision linguistique, accompagné d’une procédure explicative dans Sway. ➤ Développement d’une procédure numérique de traitement du courrier pour illustrer les modèles de lettres internes et faciliter leur utilisation. ➤ Traitement du courrier administratif. ➤ Classement, renommage et dépôt de documents juridiques dans Documentum, en conformité avec les normes internes. ➤ Saisie et mise à jour des agendas pour la planification et le suivi des réunions.
💼 J’ai offert un soutien administratif et informationnel aux candidats internationaux en lien avec le processus d’admission en médecine et la gestion de leurs documents. Cette expérience m’a permis de développer mes habiletés en communication écrite, mon souci du détail et ma capacité à travailler avec des systèmes internes, comme Banner et Excel. 📌 Responsabilités et réalisations : ➤ Répondre aux questions des candidats sur le processus d’admission en médecine. ➤ Offrir des informations sur le programme d’étude à chaque candidat en fonction de son pays d’origine. ➤ Accompagner les candidats dans leur processus d’inscription sur la plateforme universitaire. ➤ Enregistrer, classer et assurer le suivi des documents reçus. ➤ Consulter des formulaires et extraire des données à l’aide du système Banner. ➤ Utiliser des fonctions de recherche dans Excel, dont la commande recherche « V ».
💼 Dans ce poste, j’assurais un soutien administratif polyvalent, en lien avec la gestion des inscriptions, le service à la clientèle, le suivi des paiements, ainsi que l’organisation des opérations courantes. Cette expérience m’a permis de développer une grande autonomie, un excellent sens de l’organisation et une rigueur dans le traitement des dossiers. 📌 Responsabilités et réalisations : ➤ Réception des appels et traitement des inscriptions en ligne, avec réponse aux demandes variées des clients et enseignants. ➤ Rédaction de courriels, accompagnement des clients dans leurs choix de cours et gestion de modifications ou annulations. ➤ Saisie de données, suivies des inscriptions et des paiements, gestion des comptes clients. ➤ Mise à jour de la base de données, vérification des feuilles de présence et corrections au besoin. ➤ Gestion de la petite caisse, de la bibliothèque et de la vente de matériel. ➤ Transmission des consignes et tâches aux préposés de soir, assurant la continuité des services.
💼 Dans ce poste, j’assurais un soutien administratif polyvalent au sein d’un centre de la petite enfance, incluant la gestion de dossiers, la facturation, les communications avec les parents et la coordination des horaires. Cette expérience m’a permis de développer une excellente capacité d’organisation, une aisance avec les outils bureautiques et un souci du service à la clientèle. 📌 Responsabilités et réalisations : ➤ Répondre aux appels téléphoniques, les filtrer et les acheminer aux bonnes personnes. ➤ Créer les dossiers des nouveaux enfants dans le système de gestion interne (Gestionnaire). ➤ Assurer le suivi des fiches d’assiduité, distribuer et recueillir divers documents administratifs. ➤ Concevoir des tableaux dans Excel, publier des documents sur le site Web du centre. ➤ Rédiger les ententes de service et assurer leur traitement administratif. ➤ Préparer des présentations PowerPoint dynamiques, les convertir en format vidéo et les projeter à l’accueil pour les parents. ➤ Trouver des remplaçantes en cas d’absence du personnel, en assurant un suivi rapide et efficace. ➤ Effectuer des tâches courantes de bureautique : photocopies, classement, archivage. ➤ Commander les fournitures de bureau et le matériel pédagogique préscolaire. ➤ Effectuer la facturation, envoyer les états de compte (courriel et papier) et recevoir les paiements. ➤ Gérer la petite caisse.