Pijnacker, South Holland, Netherlands
Een prettige werksfeer en een optimale samenwerking vind ik van groot belang. De afwisseling in een werkdag is voor mij een drijfveer, waarin ik collega’s wil ontzorgen, verbinden en helpen bij het creëren van optimaal werkgeluk. Het regelen en organiseren van zaken als jubilea, vergaderingen, interne communicatie en bemiddeling bij conflicten zie ik als taken die mijn rol extra betekenis geven. Je kan mij gerust een controle-freak of perfectionist noemen, het is een gezonde nieuwsgierigheid.
Als Office Manager binnen Evides Waterbedrijf ben ik verantwoordelijk voor de ondersteuning van de Directeur Bestuursondersteuning en het soepel laten verlopen van de dagelijkse processen binnen het bedrijfsonderdeel Bestuursondersteuning. Werkzaamheden: • Beheren van complexe agenda’s en coördineren van afspraken en verplichtingen; • Voorbereiden en organiseren van vergaderingen, waaronder MT’s en overleggen met de RvC; • Monitoren van actiepunten en ondersteunen bij besluitvormingsprocessen; • Eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten; • Verzorgen van administratieve taken zoals inkooporders, factuurverwerking en onboarding van nieuwe collega’s; • Beheer van documentatie, archivering en content op het intranet; • Ondersteunen bij communicatie- en redactieactiviteiten binnen het team.
In deze afwisselende functie ondersteun ik zowel het Management Team als Senior Managers binnen onze Marine Site Characterisation (MSC) business line. Ik lever proactief secretariële, administratieve en organisatorische support. Daarnaast stuur ik het Secretariaat & Office Support Team aan en begeleid hen waar nodig. Hieronder tref je de belangrijkste taken en verantwoordelijkheden; • Ondersteunen van de General Manager, het MSC Management Team en Senior Managers binnen MSC, die werkzaam zijn in het TechCenter; • Complex agendabeheer; • Redigeren en verwerken van correspondentie naar de gebruikelijke “huisstijl”, verzorgen van inkomende en uitgaande correspondentie (per post, e-mail en telefoon) en ervoor zorgen dat alle documenten/informatie verwerkt worden in de daarbij behorende files/systemen; • Via email en Fugro Insite de digitale communicatie naar alle medewerkers verzorgen; • Vergaderingen en evenementen voorbereiden (reserveren van vergaderzaal, verzorgen van de catering, uploaden van noodzakelijke stukken etc.), notuleren, ontvangen van gasten en het boeken van reizen/hotels indien nodig; • Manager van het Secretariaat & Office Support Team, aansturen en begeleiden waar nodig; • Fungeren als back-up voor teamgenoten bij afwezigheid en/of drukke periodes.
Samen met andere secretaresses ben ik werkzaam in het TechCenter. Ik bent het eerste aanspreekpunt bij de receptie voor bezoekers en Fugro medewerkers en verricht administratieve- en facilitaire werkzaamheden. De werkzaamheden bestaan onder andere uit; • Zorgen voor een correcte ontvangst en registratie van bezoekers, je geeft de bezoekerspassen uit, verzorgt koffie/thee en voert de toegangscontrole uit m.b.t. terrein/garage; • Organiseren van koerierszendingen en de verzorging van de interne- en externe post; • Het beheer van de telefooncentrale, opnemen van inkomende gesprekken en doorverbinden naar de juiste persoon; • Coördineren van facilitaire meldingen en beveiliging op locatie, het verzorgen van de administratie voor de schoonmaakploeg; • Beheer van de Fugro poolauto’s en de daarbij behorende administratie; • Reserveren van vergaderzalen en zorgen voor de orderlijkheid daarvan.
De Netwerk Assistent is Financieel administratief medewerker en ook wel office assistent. Ik verleen ondersteunende werkzaamheden bij het beheren van het klantsysteem en de financiële administratie. De belangrijke taken en verantwoordelijkheden zijn o.a. lead hunt, data entry, ledenadministratie, uitnodiging, meeting follow up en debiteurenbeheer. Daarnaast biedt de Netwerk Assistent ondersteuning bij wervingscampagnes op Social Media en het onderhouden van de EGN website.
Als Junior Accountmanager ben ik verantwoordelijk voor het behoud en het uitbouwen van de omzet bij bestaande en nieuwe klanten binnen het opgedragen accountplan en door het raadplegen van bestaande marktinformatie. Ik werk binnen een vooraf gedefinieerd en aangereikt verkoopplan en standaardarrangementen. Ook beheer ik de bestaande accounts, adviseer hen en benut business-mogelijkheden. Een aantal belangrijke taken voor het realiseren van de omzet/marge zijn; • Acquireren en verkopen van projecten bij nieuwe of bestaande accounts binnen de bedrijfsformule; • Voorbereiden van projecten door het informeren van relaties over (on)mogelijkheden van wensen, prijzen en andere condities; • Opstellen en bespreken van offertes, orderbevestigingen en het afsluiten van contracten; • Begeleiden van projecten door het vertalen van projectgegevens naar interne afdelingen en eventueel samenwerkende organisaties; • Uitwerken van plannen tot concrete voorstellen en begeleiden van de realisatie ervan. Daarnaast besteed ik veel zorg aan relatiebeheer door middel van; • Voeren van telefonische acquisitie en bewaken van de opvolging daarvan; • Opbouwen, in stand houden en uitbouwen van goodwill bij klanten; • Verrichten van after sales activiteiten, behandelen en inspelen op wensen en klachten.
• Behandelen van aanvragen met behulp van het (geautomatiseerd) reserveringssysteem en bekende richtlijnen ten aanzien van optimalisering van de opbrengst. • Telefoon aannemen, afspraken maken, ontvangen, rondleiden en informeren van aanvragers over de mogelijkheden. • Boeken van individuele en groepreserveringen voor kamers en verwerken van reserveringen ontvangen van de sales-afdeling. • Opstellen van op maat gemaakte offertes binnen de richtlijnen. • Op de hoogte zijn wat er op de markt afspeelt (concurrenten + prospects). • Behandelen van uitstaande opties, contact opnemen met optanten om optie definitief te maken en optredende wijzigingen in boekingen. • Vaststellen en doorgeven van gegevens aan de afdelingen in het hotel. • Verzorgen van diverse overzichten met betrekking tot reserveringen, kameromzetten e.d.
• Zelfstandig werken ten behoeve van het maken van afspraken, uitbouwen van mijn klantenbestand en aanboren van nieuwe prospects. • Verantwoordelijk voor het onderhouden van klantencontact in je regio. • Binnen halen van nieuwe klanten • Uitbouwen van de sales en daarmee meer omzet genereren binnen de bestaande klantengroep. • Afsluiten van contracten voor kamerreserveringen, Meetings & Events. • Het aannemen van kamer- , groep- en zaalreserveringen, plaatsen in het reserveringssysteem, offertes & bevestigingen maken en versturen. • Leads achterhalen, nabellen en klant maken. • Actief en interactief samenwerken met collega's en andere afdelingen ter optimalisatie van salesactiviteiten. • Licht administratief werk.
• Telefoon aannemen, afspraken maken. • Inchecken en uitchecken van gasten. • Reserveringen boeken. • Gasten te woord staan, informatie verlenen, problemen oplossen, klachten behandelen. • Licht administratief werk.