Brussels Metropolitan Area
Traitement du courrier (électronique et physique) entrant au Bureau du Secrétaire Général. Analyse, attribution, gestion des priorités, suivi et traitement des tâches au sein du système informatique de gestion des tâches du Bureau du SG. Support relatif à l’accès à l’information pour l’ensemble du personnel du Bureau du SG. Préparation des documents de réunion et de voyage pour le Secrétaire Général et l’ensemble de son équipe. Contrôle qualité, gestion des accès et distribution des documents officiels du Conseil de l’OTAN en accord avec les normes de sécurité propres à l’Organisation. Point de contact pour l’ensemble des demandes (information, accès,…) provenant de toute l’Organisation vers le Bureau du SG. Traitement et organisation de l’information reçue et produite par le Bureau du SG dans des dossiers thématiques physiques et virtuels. Gestion et alimentation du Portail du Conseil de l’OTAN (SharePoint) regroupant les documents des réunions du Conseil et Ministérielles en un seul en même point d’accès. Production de guides d’utilisation des systèmes informatiques pour les nouveaux membres du Bureau du SG. Principal point de contact/support pour le système informatique de gestion des tâches et de collaboration, commun au Secrétariat International et au Secrétariat International Militaire de l’Organisation.
Gestion quotidienne des groupes de sécurité et des modèles de droits d’accès dans le système de gestion de l’information Maintenance des listes de distribution électronique et papier de l’ensemble des documents officiels produits par l’Organisation Gestion des droits d’accès dans le système de gestion de l’information pour l’ensemble des utilisateurs du QG Gestion des demandes d’accès en adéquation avec la politique de sécurité de l'OTAN Gestion des problèmes survenant lors du traitement de l’information et aide à la recherche dans le système de gestion de l’information afin d'assurer l'usage des meilleures pratiques possibles Rédaction de synthèses afin d’assurer les meilleures pratiques de traitement de l’information dans le système de gestion de l’information Assistance aux utilisateurs (secrétaires de Comités, ISUs, Information Processing,…) pour la sécurisation et la distribution des documents via le système de gestion de l’information Accompagnement des utilisateurs du portail de soumission des documents STAR Participation régulière aux tests d'acceptation et de régression des nouvelles mises à jour du système de gestion de l’information Participation à la création et à l’alimentation d’un portail SharePoint pour les documents des réunions du Conseil et Ministérielles (SNAC Portal) Soutien à d’autres services (Bureau d'Ordre du PO Registry et Information Processing) Aide au processus de migration des informations vers le nouveau système de gestion de l’information Formation des utilisateurs en vue de la migration vers le nouveau système de gestion de l’information (Assistant formateur NATODocs) Participation à la production de guides d’utilisation du nouveau système de gestion de l’information
Gestion des flux d’informations liés aux activités du Secrétariat International de l’OTAN Contrôle de qualité sur les documents créés au sein du Secrétariat International de l’OTAN Planification des tâches liées à la mise à disposition de ces documents (traduction, dactylographie, reproduction et distribution) Conversion des documents au format pdf afin de pouvoir les introduire dans le système de gestion documentaire du Secrétariat International (Hummingbird DMS) Contact avec les originateurs de documents afin de solutionner des problèmes de formatage des documents et/ou de répondre à certaines demandes spécifiques Participation à la mise en place et gestion d'une lettre d'information sur les documents soumis aux Ministres lors des réunions ministérielles Travail en équipe quotidien pour la gestion des différentes tâches du bureau Participation à la production des statistiques relatives au travail de l'unité
Gestion de l'ensemble de l'information pour le Recteur et le Président de l'Université Réception, scannage, indexation et classement du courrier Préparation des fardes de réunions des autorités de l’Université Recherche dans une base de données documentaire Constitution de dossiers thématiques Création et gestion d'une base de données en Microsoft Access sur les entités périphériques de l'ULB
Développement et mise à jour de la base de données documentaire du centre de documentation Implémentation de la mise à jour du thésaurus Réalisation de manuels d’utilisateur de la base de données et du matériel de scannage de microfiches Recherches documentaires dans différentes bases de données Réalisation d’une revue de presse quotidienne Distributions sélectives d’informations