Vienna, Vienna, Austria
Angebots- und Auftragsmanagement Erstellung, Prüfung und Nachverfolgung von Angeboten für SpoolMaster-Lösungen sowie IBM i-bezogene Dienstleistungen und Lizenzen Anpassung und Konfiguration von Angebotspaketen basierend auf technischer Spezifikation oder Kundenbedürfnissen Unterstützung des Vertriebsaußendienstes durch Vorabstimmungen, Angebotsentwürfe und Präsentationsmaterial Kundenkommunikation & Betreuung Bearbeitung von telefonischen und schriftlichen Kundenanfragen Abstimmung technischer Rückfragen mit Consulting oder Technikabteilungen Schnittstelle zu Bestandskunden zur Sicherstellung reibungsloser Abläufe bei Lizenzverlängerungen oder Produkterweiterungen Datenmanagement & Reporting Pflege und Auswertung von Kundendaten, Angebotsstatus und Umsatzzahlen (z. B. in CRM-Systemen oder Qlik Dashboards) Erstellung von regelmäßigen Verkaufsstatistiken, Forecasts und Aktionslisten Pflege der Vertragsdatenbank und laufendes Fristen-Controlling (z. B. bei Wartungsverträgen) Systeme & technische Schnittstellen Grundverständnis der Funktionsweise von SpoolMaster (Output Management auf IBM i) zur eigenständigen Kundenberatung im Rahmen standardisierter Prozesse Koordination mit internen Technikern bei individuellen Systemanpassungen, Installationen oder Teststellungen Unterstützung bei Produkttests, Release-Abstimmungen oder Support-Fällen in enger Zusammenarbeit mit dem Produktteam Administrative Aufgaben Pflege von Preislisten, Angebotsvorlagen und Verkaufsunterlagen Vorbereitende Tätigkeiten für Rechnungslegung und Projektabrechnung Organisation und Dokumentation von Meetings, Webinaren oder Kundenaktionen
1. Personalmanagement Betreuung des gesamten Mitarbeitenden-Lebenszyklus (Eintritt, Onboarding, Entwicklung, Austritt) Pflege digitaler Personalakten, Zeiterfassung und Abwesenheitsverwaltung Schnittstelle zur Lohnverrechnung und externen Steuerberatung Organisation von Mitarbeiterevents und Schulungen Unterstützung im Recruiting inkl. Bewerberkommunikation und Terminierung 2. Buchhaltung Bearbeitung und Kontierung laufender Geschäftsfälle (Debitoren/Kreditoren) Vorbereitung von Monats- und Jahresabschlüssen in Zusammenarbeit mit dem Steuerberater Abwicklung des Zahlungsverkehrs sowie Bankbuchungen Rechnungserstellung und Mahnwesen Verwaltung von Eingangsrechnungen inklusive Prüfung, Digitalisierung und Archivierung 3. Fuhrparkmanagement Verwaltung des Fuhrparks inkl. Fahrzeugdisposition, Leasingverträgen und Versicherung Planung und Kontrolle von Wartungsterminen, Reparaturen und Fahrtenbüchern Kontrolle von Tankkartenabrechnungen und Führerscheinkontrollen Ansprechpartner:in für Mitarbeitende bei Fahrzeugfragen 4. Inside Sales / Vertriebsinnendienst (Qlik & SpoolMaster) Unterstützung bei der Angebotserstellung und Vertriebskoordination Pflege und Auswertung von Vertriebsdaten mithilfe von Qlik Dokumenten- und Outputmanagement mit SpoolMaster Aufbereitung von Verkaufsstatistiken und Forecasts für das Management Kommunikation mit Kunden & Partnern in Abstimmung mit dem Außendienst 5. Budgetplanung und -kontrolle Erstellung von Budgetübersichten und -aufstellungen für verschiedene Abteilungen/Projekte Vergleich von IST- und PLAN-Werten, sowie Ableitung von Maßnahmen Controlling-Unterstützung bei Förderprojekten oder internen Investitionen 6. Weitere klassische Back-Office Tätigkeiten Allgemeines Officemanagement: Postein- und -ausgang, Materialverwaltung, Lieferantenkontakte Organisation von Besprechungen, Reisen und Veranstaltungen Pflege von Vertragsübersichten und Fristenmanagement Erstellen von Präsentationen, Protokollen und Auswertungen für die Geschäftsführung
1. Kreditkartenabrechnung über AirPlus Erstellung und Prüfung der monatlichen AirPlus-Sammelabrechnungen für die Bereiche ERF (z. B. Einsatzkräfte/Projektteams) und Charterflüge Kontrolle aller Buchungen auf formale und inhaltliche Richtigkeit (z. B. Reisezweck, Kostenstellen, Belegnachweise) Freigabeprozesse anstoßen bzw. durchführen gemäß interner Richtlinien Kommunikation mit internen Ansprechpartner:innen bei Unklarheiten oder Rückfragen 2. Controlling & Kostenüberwachung (AirPlus-Gesamtverrechnung) Laufende Kostenverfolgung und Vergleich mit Budgetvorgaben für ERF und andere relevante Bereiche Erstellung projektbezogener Statistiken und Auswertungen (z. B. Reisetätigkeit nach Projekt, Abteilung, Zeitraum) Analyse und Korrektur von Fehlbuchungen (u. a. Umbuchungen auf korrekte Kostenträger, Projekte oder BAB-Elemente) Monatliche und quartalsweise Reportings an Controlling oder Projektleitung 3. Rechnungsvorbereitung für Zwischen- und Endabrechnungen Sammeln und Aufbereiten relevanter Abrechnungsdaten für Fördergeber oder Kunden (z. B. im Rahmen des AMIF-Programms) Sicherstellung der formalen und förderrechtlichen Konformität der Abrechnungsunterlagen Unterstützung bei Erstellung von Endberichten oder Verwendungsnachweisen in enger Abstimmung mit Projektleitung und Buchhaltung 4. Unterstützung der Projektleitung (AMIF-Projektkontext) Aktive Mitarbeit bei der Budgetüberwachung und Mittelabrufen Vorbereitende Dokumentation und Pflege von projektbezogenen Zahlungsvorgängen Kommunikation mit internen und externen Stellen in Bezug auf fördertechnische Fragen Mitwirkung bei Audits oder Projektprüfungen (z. B. durch Fördergeber, Wirtschaftsprüfer)
1. Personalmanagement Betreuung des gesamten Employee Life Cycle (Eintritt, Onboarding, Austritt) Verwaltung von Personalakten und digitalen HR-Systemen Organisation von Schulungen, Fortbildungen und Feedback-Gesprächen Unterstützung bei Recruiting-Prozessen & Bewerbermanagement 2. Lohn- und Gehaltsverrechnung Vor- und Nachbereitung der Lohnverrechnung in Zusammenarbeit mit externen Payroll-Partnern oder interner Abteilung Kontrolle von Zeitaufzeichnungen, Zulagen, Abwesenheiten Verwaltung von Urlaubsständen, Krankenständen, Meldungen an Behörden Ansprechpartner:in für Mitarbeiterfragen rund um Gehalt, Sozialversicherung & Steuern 3. Buchhaltung & Zahlungsverkehr Unterstützung in der Kreditoren-/Debitorenbuchhaltung Kontierung & Buchung laufender Geschäftsfälle (z. B. mit BMD, SAP, DATEV) Zahlungsfreigaben vorbereiten und überwachen Unterstützung bei Monats- und Jahresabschlüssen 4. Fuhrparkmanagement Verwaltung des Firmenfuhrparks (inkl. Wartung, Versicherungen, Tankkarten) Koordination von Fahrzeugwechseln, Führerscheinkontrollen Überwachung von Leasingverträgen & Kostenkontrolle Unterstützung bei Auswahl & Beschaffung neuer Fahrzeuge 5. Allgemeine Office-Organisation Terminorganisation & Reisemanagement Dokumentenmanagement & Fristenkontrolle Unterstützung bei Erstellung von Angeboten, Verträgen & Auswertungen Schnittstellenfunktion zu Vertrieb, Technik, Controlling und Geschäftsführung
1. Migrationsverantwortliche Abstimmung von Migrationsfenstern und Ausfallzeiten Überwachung von Meilensteinen (z. B. Serverumzug, Datenmigration) Eskalationsmanagement bei Problemen im Migrationsprozess Übergabekonzepte & Rollback-Strategien koordinieren 2. Projektleitung Regelmäßiges Reporting & Status-Updates liefern Teilnahme an Projektmeetings, Protokollführung & Nachverfolgung Ressourcenabgleich und Priorisierung operativer Aufgaben Pflege des Projektplans (z. B. in MS Project, Jira, etc.) 3. Kundenbetreuung / Customer Success Interne Abstimmung zu vertriebsrelevanten Änderungen Koordination von Kundeninformationen im Umzugsprozess Terminkoordination bei Kundenterminen mit Technik/Vertrieb Pflege von Kundenanforderungen im CRM 4. Controlling (SAP) Übergabe von Kostenstellen, Projektnummern etc. Koordination der Budgetfreigaben & Rechnungsprüfung Unterstützung bei der Erfassung von Aufwänden und Leistungen Abgleich mit SAP-Modulen (z. B. CO, PS, FI) 5. PRM (Projekt- oder Partnermanagement) Schnittstelle zwischen externen Dienstleistern und internen Prozessen Vertragsprüfung und SLA-Überwachung Nachverfolgung von Partnerbeiträgen im Projektverlauf Ansprechpartner bei Eskalationen mit externen Partnern 6. BAB (Betriebsabrechnungsbogen / Kostenstellenrechnung) Koordination der Aufwandsverteilung Ansprechpartner für Fachbereiche bei Rückfragen zur Kostenstruktur Unterstützung bei interner Leistungsverrechnung Dokumentation von Projektkosten & Controlling-Reports