Lombardy, Italy
Impiegata - Segretaria con supporto ufficio personale per AS Hotels. Area HR: - Responsabile dei rapporti tra i dipendenti e i titolari, gestione firme sui nuovi contratti, sui documenti di cessazione, ecc.; - Elaborazione cedolini, inserimento dati sul gestionale per la gestione di presenze e timbrature; - Supporto alla prima selezione di personale da assumere; - Attivazione stage/tirocini extracurriculari, gestione apprendistati; - Organizzazione dei corsi di formazione e sicurezza obbligatori, organizzazione visite mediche di idoneità alla mansione in collaborazione con il Medico del Lavoro (Sorveglianza Sanitaria). Area Gestionale: - Collaborazione con RSPP esterno per l'applicazione della Legge 81/2008, controllo dei documenti obbligatori (DVR e DUVRI), gestione riunioni periodiche con gli addetti. Altre mansioni: - Analisi dei costi per servizi resi dai fornitori, per scelta più conveniente tramite confronto dei preventivi; - Gestione della linea cortesia; gestione inventari brochure, biglietti da visita, gadget e regalistica natalizia con riordino ai fornitori; - Gestione dell’iscrizione a fiere di settore, invio documentazione necessaria per la partecipazione agli eventi. Supporto area commerciale.
- Vendita delle camere a privati, telefonicamente o attraverso corrispondenza e mail; affiancamento nella vendita di camere a Tour Operator (particolare collaborazione con la Korea); - Gestione dei gruppi prima del loro arrivo (rooming list, orari di check-in/check out, orario colazione, ecc.); - Coordinamento con la Revenue Manager e con gli addetti al Ricevimento; - Invio e gestione di newsletter tramite MailUp per promuovere offerte e pacchetti durante fiere e manifestazioni sportive della zona.
- Accoglienza ed assistenza ai clienti durante il soggiorno; - Gestione pratiche di check-in e check-out; - Inserimento prenotazioni provenienti dai portali internet e agenzie; - Gestione dei gruppi (inserimento rooming list); - Gestione incassi e pagamenti, depositi e caparre, apertura e chiusura cassa.
- Gestione delle attività congressuali, organizzazione di meeting aziendali ed eventi privati, banqueting; - Coordinamento con i capi servizio dei reparti coinvolti (Ricevimento, F&B, Facchinaggio, Manutenzione); - Elaborazione ed invio offerte; - Elaborazione report settimanali ed analisi del fatturato su base mensile; - Collaborazione con la figura del Sales Manager per contatti con aziende convenzionate e non, e per la creazione di offerte promozionali pubblicitarie.
- Accoglienza ed assistenza dei clienti durante il soggiorno; - Gestione pratiche di check-in e di check-out; - Richieste di informazioni, inserimento prenotazioni provenienti dai portali internet e agenzie; - Gestione incassi e pagamenti, depositi e caparre, apertura e chiusura cassa.