Greater Paris Metropolitan Region
**Office Manager polyvalente et engagée, j’accompagne les dirigeants et assiste les équipes dans la mise en œuvre de projets de transformation et d’amélioration de la performance.** Dotée d’une forte capacité d’adaptation et d’une expertise multi compétences, je transforme les objectifs stratégiques en actions concrètes et efficaces, tout en assurant une organisation optimale du quotidien administratif. **Mes missions clés :** - Coordination entre collaborateurs internes et prestataires externes pour faciliter la communication et le bon déroulement des projets - Gestion administrative, organisation des réunions, suivi des agendas et des plannings - Animation de la dynamique d’équipe, développement de la motivation et renforcement du sentiment d’appartenance - Rédaction de documents, communication interne et négociation en mode "gagnant/gagnant" Créative, dotée d’un excellent sens relationnel et de solides qualités rédactionnelles, je suis capable de gérer des missions variées avec rigueur et bienveillance.
Rattachée au DG en charge d’apporter un soutien administratif, logistique et opérationnel quotidien à 3 directions (opérationnelle, commerciale et RH) et ponctuellement à 7 autres directions (administration des ventes, services sur site, production, maintenance, qualité, HSE, industrialisation). - Gestion administrative de l’établissement pour un budget total de 717 912 € via SAP. - Support direction commerciale : réponse aux appels d’offres via les plateformes dédiées, gestion d’une flotte automobile comportant 3 véhicules de fonction et 9 véhicules de services. - Support direction ressources humaines : rédaction PV instances représentatives du personnel, suivi et convocation médecine du travail, déclaration et facturation des horaires des intérimaires.
Rattachée au DG Directeur des Opérations, en charge d’apporter un soutien administratif, logistique et opérationnel quotidien à 3 directions et ponctuellement à 7 autres directions. - Gestion Administrative de l’établissement pour un budget total de 740 000 € via SAP (400 demandes d’achat/an) dans le respect des imputations et du prévisionnel achat avec un suivi mensuel et annuel en collaboration avec le contrôle de gestion budgétaire. - Cohésion des 70 salariés du site avec l’organisation d’évènements (séminaires, sorties divertissantes, cadeaux de fin d’année, repas) et mise en valeur des résultats des équipes par des communications régulières et l’installation d’écrans et d’affichages. Résultat : en moyenne 80% des salariés participaient aux évènements et 95% d’entre eux se sont davantage impliqués dans la vie de la société. - Sécurisation de l’accès à l’établissement et aux locaux : --> En externe : intégration au groupe projet de la Mairie permettant la mise en place de patrouilles de police, l’élargissement des trottoirs et l’amélioration de l’éclairage. --> En interne : création de badges pour ouvrir la grille principale, installation d’un interphone relié aux numéros des collaborateurs et d’un digicode pour l’entrée des salariés. - Gestion du télétravail pendant la crise COVID nécessitant une commande urgente d'ordinateurs portables et la mise en place de numéros internet pour l’ensemble des salariés. Résultat : 100% des salariés en distanciel ont pu travailler sans discontinuité tout en restant joignables et en maintenant la communication avec les collègues en présentiel. - Facturation pendant 3 mois des commandes clients au moment de la fermeture du service comptabilité (100 factures/mois). Résultat : pendant cette phase de réorganisation, 100% des clients ont été facturés et le CA n’a pas été impacté. - Support direction commerciale : --> Réponse aux Appels d’offres via les plateformes dédiées --> Gestion flotte automobile
- Chef de projet : mise en place de l’outil de voyage en ligne en collaboration avec l’équipe européenne AMEX Travel Service → Taux d’adhésion atteint : 80 % ; économies substantielles sur le budget voyages : 62 % - Gestion et suivi du budget sur le logiciel SAP (1,7 million d’euros sur 3 produits) → budget conforme aux estimations - Organisation et conduite de séminaires sans l’aide de l’agence → économie de 40 % sur le budget séminaires - Consolidation et suivi des dossiers publicitaires en collaboration avec l’Agence française de sécurité sanitaire des produits de santé (AFSSAPS) - Codification, référencement et livraison des articles promotionnels, suivi des stocks - Suivi du dossier de presse conformément à la charte médicale → aucune pénalité - Achats et suivi des fournisseurs
- Gestion et suivi budgétaires sur le logiciel MFGPRO - Organisation et animation de séminaires - Consolidation et suivi des dossiers publicitaires en collaboration avec l'Agence française de sécurité sanitaire des produits de santé (AFSSAPS) - Codification, référencement et livraison des articles promotionnels, suivi des stocks - Achats et suivi des fournisseurs - Gestion du service administratif
- Développement et mise à jour du site intranet --> Augmentation du taux de lecture : 15 %, taux d’adhésion : 45 % - Gestion et suivi des budgets sur le logiciel MFGPRO - Coordination et suivi des challenges en collaboration avec la maison mère --> Traduction de l’anglais vers le français des textes et informations du site web --> Courriels, communications pour les événements majeurs - Gestion administrative du service
- Coordination et suivi du lancement d'un renouvellement de produit sur le point de vente (PLV) et des différentes livraisons en l'absence de la tête de réseau → autonomie totale pour le suivi des projets d'articles promotionnels - Recherche et consultation des fournisseurs jusqu'à la finalisation des projets - Création, codification et référencement des articles promotionnels, suivi des stocks - Obtention des codes de contrôle VDP (Documents de Validation Promotionnelle) auprès du Service des Affaires Pharmaceutiques - Préparation et suivi des commandes, suivi des budgets promotionnels, contrôle de la facturation - Organisation de séminaires en collaboration avec le service commercial, suivi des stocks - Interface entre les kinésithérapeutes et le grossiste CSP (Centre des Spécialités Pharmaceutiques) pour leurs commandes - Suivi et respect du plan presse en collaboration avec les agences de publicité