Greater Freiburg Area
Facility Management / Schnittstellenfunktion ● Ansprechpartnerin für die Märkte in anlagen-, vertraglichen sowie wartungs- und prüfungsrelevanten Themen technischer Anlagen ● Schnittstelle zur Hauptverwaltung (Facility Management) – technische und vertragliche Fragestellungen geklärt und eine reibungslose Abstimmung zwischen Markt und Zentrale sichergestellt ● Mietvertragliche Vereinbarungen geprüft und verständlich kommuniziert ● Installationsarbeiten koordiniert und mit Märkten, Vermietern und Dienstleistern abgestimmt – für Termingerechte Umsetzung ● Technische Anlagen, Zustände sowie Wartungs- und Prüffristen systematisch dokumentiert – für Nachvollziehbarkeit und rechtssichere Prüfnachweise ● Qualität beauftragter Dienst- und Bauleistungen überwacht, dokumentiert und Gewährleistungsansprüche nachgehalten – zur Sicherung vereinbarter Standards und zur Risikominimierung ● Weitere Aufgaben: Dienstleisterauswahl/Rahmenvertragsportfolio, Kostenabstimmungen, Objektbegehungen/Protokollauswertungen, Arbeitsschutzthemen. Ausbildung (Ausbilderin nach AEVO) ● Betriebliche Ausbildung im Beruf Kauffrau für Büromanagement eigenständig geplant, organisiert und durchgeführt ● Ausbildungspläne erstellt und mit Fachabteilungen abgestimmt – zur klaren Orientierung für Azubis ● Auszubildende kontinuierlich angeleitet, betreut und gefördert ● Auszubildende zielgerichtet auf Zwischen- und Abschlussprüfungen vorbereitet und so Prüfungssicherheit unterstützt ● Beurteilungs- und Feedbackgespräche professionell geführt und dokumentiert – zur transparenten Leistungsbewertung ● Zusammenarbeit mit Berufsschulen, Kammern und externen Partnern koordiniert – für reibungslose Abstimmungen ● Berichtshefte geprüft und zeitnahes Feedback gegeben ● Weitere Aufgaben: Auswahl/Einstellung von Azubis, rechtliche Vorgaben im Ausbildungsbereich, Abstimmungen mit Partnern sowie Dokumentation/Nachweise. Kaufmännische / administrative Aufgaben ● Allgemeine Verwaltungsaufgaben, uvm.
Personalmanagement ● Personaldaten sorgfältig gepflegt und aktuell gehalten – für korrekte Stammdaten und verlässliche Auswertungen/Prozesse ● Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaubsstände erfasst und geprüft – zur Sicherstellung korrekter Zeitkonten und transparenter Planung ● Bewerbungen administrativ bearbeitet und Prozesse koordiniert – für einen strukturierten Ablauf vom Eingang bis zur weiteren Entscheidung ● Behörden- und Vorfallsmeldungen vollständig erstellt, fristgerecht versendet und dokumentiert – zur Absicherung von Meldepflichten und Compliance ● Versicherungsvorgänge vollständig abgewickelt (inkl. Versteuerung von Sachzuwendungen) – für korrekte Dokumentation und regelkonforme Bearbeitung Kaufmännische / administrative Aufgaben ● Geschäftsführung im Tagesgeschäft spürbar entlastet durch verlässliche Zuarbeit und priorisierte Bearbeitung laufender Themen ● Klärfälle aus der Rechnungsprüfung zügig gelöst und Bestände/Warenbuchungen gepflegt – zur Absicherung korrekter Abrechnung und Bestandsdaten ● Kostenrechnungen, Gutschriften, Belastungen und Mahnungen strukturiert bearbeitet und fristgerecht weitergeleitet – für termintreue Zahl- und Klärprozesse ● Monats- und Jahresabschlüsse durch sorgfältige Zuarbeit unterstützt und damit termintreue Abschlusserstellung mit abgesichert ● Märkte als Ansprechpartnerin zu Kasse/Finanzierung/Service/Logistik unterstützt und so schnelle Klärungen sowie stabile administrative Prozesse ermöglicht ● Werbekostenvereinbarungen nachgehalten, abgerechnet und ausgewertet – zur Transparenz über Budgets und zur Vermeidung von Abrechnungsdifferenzen ● Transportschäden/Fehlmengen/Beschädigungen/Verluste in externen Tools sauber erfasst, abgerechnet und nachkontrolliert – für korrekte Belastungen und belastbare Nachweise ● Weitere Aufgaben: Postein-/ausgang, Bestandskorrekturen/Warentransfers, Inventurübersichten und -vorbereitung, Bestellungen Büromaterial, sowie enge Schnittstellenarbeit mit dem Verkauf.
● Passgenaue Angebote (Leasing/Finanzierung/Barkauf) kalkuliert und ausgearbeitet – für schnelle Entscheidungsgrundlagen bei B2B- und B2C-Kunden ● Rentabilitätsrechnungen erstellt und Konditionen geprüft – als belastbare Grundlage für Angebotsfreigaben und wirtschaftliche Entscheidungen ● Kundenkorrespondenz souverän geführt und Fahrzeugauslieferungen inkl. Terminmanagement koordiniert – für einen reibungslosen Übergabeprozess und hohe Kundenzufriedenheit ● Dienstleister im Vertriebsprozess standortübergreifend koordiniert (Gutachter, Aufbereitung, Zulassung, Überführungen, Transport) und dadurch termingerechte Abläufe sowie verlässliche Übergaben unterstützt ● Als Schnittstelle zwischen Service, Disposition und Buchhaltung Anfragen geklärt und Informationen gebündelt – für schnelle Entscheidungen und weniger Reibungsverluste ● Fahrzeugbestände gepflegt, Preise ausgezeichnet und Standortreporting erstellt – für Transparenz über Bestand/Standorte und eine verkaufsfähige Präsentation
● Externe Dienstleister (First Level) gesteuert, als Ansprechpartnerin agiert und Bearbeitungsmissstände konsequent geklärt – zur Sicherung einheitlicher Qualität und Termintreue ● Qualitätsmanagement/Reporting aufgebaut (Leitfaden-Auswertungen Inbound/Outbound) und damit Transparenz über Prozess- und Gesprächsqualität für Auftraggeber geschaffen ● Sperrmanagement organisiert und Listen für den Netzbetreiber aufbereitet – für fristgerechte Übergaben und klare, nachvollziehbare Entscheidungen ● Mahnläufe zuverlässig gesteuert und fristgerecht umgesetzt (inkl. Fristenprüfung) – zur Stabilisierung des Forderungseinzugs und zur Reduktion von Rückständen ● Kundenkommunikation fall- und forderungsspezifisch geführt (Telefon/Schrift), Second-Level- und Eskalationsgespräche professionell moderiert – zur Klärung offener Punkte und Stabilisierung des Forderungsprozesses ● Geschäftsprozesse analysiert und systemseitig optimiert – zur Reduktion unnötiger Schritte und zur Beschleunigung der Bearbeitung ● Arbeitsablaufbeschreibungen und Arbeitsanweisungen erstellt/aktualisiert und mit Auftraggebern abgestimmt – zur Standardisierung und für nachvollziehbare, einheitliche Bearbeitung ● Weitere Aufgaben: Eskalations-/Sonderfälle, Projektmitarbeit (z. B. neue Zahlungsweisen), Betreuung von SAP-CRM-Tools sowie Meetingvor- und -nachbereitung/Protokolle.