Salvador, Bahia, Brazil
Graduada em Secretariado Executivo pela UFBA e Pós-graduada em Gestão de Processos Gerenciais, atuo no suporte estratégico à alta gestão, conciliando organização, inteligência relacional, comunicação executiva e visão orientada a processos. Experiência sólida em gestão de agendas críticas, viagens corporativas, indicadores, prestação de contas, atendimento executivo, acompanhamento documental e integração entre áreas estratégicas — com atuação em ambientes formais, científicos e corporativos. Foram mais de seis anos como Secretária do Coordenador do Laboratório de Epidemiologia Molecular e Bioestatística (Fiocruz/BA), com interface institucional, gestão de informações sensíveis e apoio a projetos e pesquisas. Na Amara NZero, iniciei como Assistente de Diretoria e fui posteriormente efetivada como Assistente Administrativo-Financeira, atuando na interface com diretoria comercial, financeira e logística, assegurando fluidez operacional, precisão documental e comunicação assertiva. Conhecimentos técnicos: SCDP, SEI, SISGEM, ComprasNet, PGC, gestão de viagens e frotas, Power BI, emissão de NFs e atuação em processos de afastamento internacional para gestores públicos, com atenção a detalhes, prazos e conformidade administrativa. Contatos: [email protected]
• Gestão de viagens corporativas da Diretoria Financeira, Operacional e Comercial, além do suporte aos colaboradores de Operações, Comercial e Suporte Técnico das regiões Norte e Nordeste (logística, reservas, negociações e aderência às políticas internas); • Acompanhamento e controle de prestação de contas da alta gestão, assegurando conformidade, governança e cumprimento de prazos; • Tabulação, análise e reporte de indicadores via Business Intelligence (BI) para apoio à tomada de decisão executiva. • Interface institucional e atendimento corporativo ao público interno e externo (diretoria, parceiros, stakeholders e fornecedores); • Suporte administrativo às rotinas da diretoria e integração entre áreas críticas; • Gestão de frotas (documentação, manutenção e contratos); • Suporte a viagens internacionais de clientes internos e externos; • Pesquisa, negociação e gestão de hospedagens e locações para executivos atendidos; • Encaminhamento de Notas Fiscais ao Contas a Pagar, com interface entre áreas e fornecedores, garantindo fluxo financeiro e compliance operacional.
• Assessoramento direto à Diretoria Executiva em demandas administrativas e estratégicas; • Gestão e organização da agenda executiva, com controle e priorização de compromissos; • Planejamento, agendamento e coordenação de reuniões executivas; • Gestão e prestação de contas de despesas relacionadas a viagens corporativas da alta liderança; • Utilização de sistemas corporativos para controle, emissão e gestão de passagens aéreas e hospedagens executivas; • Organização, controle e gestão de documentos e informações confidenciais; • Gestão de canais de comunicação executiva, incluindo WhatsApp corporativo.
• Atuação no atendimento estratégico a clientes internos e externos, assegurando comunicação clara, empática e alinhada às diretrizes institucionais, fortalecendo o relacionamento com famílias, equipe pedagógica e parceiros. • Gestão integrada da agenda da terapeuta escolar, coordenações e diretoria, com foco em organização, priorização de demandas e eficiência das rotinas acadêmicas e administrativas. • Gestão do WhatsApp institucional, garantindo agilidade, padronização da comunicação e excelência no fluxo de informações entre os públicos internos e externos. • Elaboração de materiais administrativos e institucionais por meio do Canva, apoiando a comunicação interna e o posicionamento profissional da instituição. • Emissão, controle e organização de documentos escolares, bem como acompanhamento financeiro, incluindo baixa e controle de pagamentos de mensalidades, assegurando conformidade, confiabilidade e eficiência administrativa.
• Assessoramento direto ao coordenador e pesquisador do Laboratório de Epidemiologia Molecular e Bioestatística (LEMB), com suporte administrativo, organizacional e institucional às atividades científicas e acadêmicas. • Atualização e manutenção do Currículo Lattes do pesquisador, assegurando conformidade com diretrizes institucionais e apoio à visibilidade acadêmica. • Suporte administrativo e orientativo aos alunos vinculados ao laboratório, atuando como ponto de apoio entre coordenação, discentes e áreas administrativas. • Atendimento qualificado ao público interno e externo, com comunicação clara, postura institucional e foco em eficiência. • Gestão de viagens nacionais e internacionais, incluindo solicitações, acompanhamento e prestação de contas, em conformidade com normas institucionais. • Organização e controle de arquivos físicos e digitais, garantindo rastreabilidade, confidencialidade e fluidez administrativa. • Acompanhamento da manutenção predial do laboratório, com abertura e monitoramento de chamados técnicos para reparos em infraestrutura, mobiliário e instalações. • Atuação integrada em sistemas corporativos e científicos: REDCap, SDP, RSI, SSGC, SEI, Sistema de Afastamento do País (Fiocruz), Scopus e ORCID.
• Atendimento direto à Diretoria Executiva em demandas profissionais e pessoais, com alto nível de confidencialidade, discrição e alinhamento estratégico. • Gestão integral da agenda, priorizando compromissos estratégicos e reuniões de liderança. • Coordenação de viagens nacionais, logística e suporte executivo. • Interface com fornecedores, parceiros e clientes, assegurando excelência no relacionamento. • Organização e controle de arquivos físicos e digitais, garantindo compliance e acesso eficiente à informação. • Triagem e tratamento de informações estratégicas para suporte qualificado à tomada de decisão. • Suporte na organização de eventos corporativos e gestão do ambiente do escritório, mantendo padrão executivo.
• Atendimento a clientes internos e externos, garantindo experiência eficiente e organizada. • Gestão de faturamento e emissão de notas fiscais pelos sistemas Sys Life e Orizon. • Cadastro de pacientes e emissão de guias em Sys Life, SOC, Hapvida e Savi. • Controle de planilhas de planejamento, gastos e almoxarifado, conferindo materiais administrativos. • Organização de arquivos, operações em pacote Office e suporte à documentação, incluindo ASO.